Инструкция по оформлению командировки
Для направления работника в командировку необходимо оформить:
- Оформить служебную записку от руководителя подразделения (Приложение №1 к Положению о служебных командировках), приложить приглашение (с переводом, в случае командирования за рубеж по приглашению принимающей стороны). В приглашении в обязательном порядке должны быть поименованы все расходы, оплачиваемые принимающей стороной.
- Завизировать служебную записку у директора или заместителя директора.
- Оформить заявление о выдаче денег под отчет на командировочные расходы (Приложение №2 к Положению о служебных командировках).
В случае срочной командировки и отсутствия возможности получить аванс на командировочные расходы, работником оформляется служебная записка на имя директора или заместителя директора по приезду из командировки с просьбой о возмещении расходов, связанных со служебной командировкой (Приложение №3 к Положению о служебных командировках).
- Передать оформленные документы (служебную записку, заявление о выдаче денег под отчет) в планово-экономический отдел, для согласования источника финансирования.
- Планово-экономический отдел передает служебную записку в канцелярию для оформления приказа о направлении работника/работников в командировку, копию служебной записки и заявление о выдаче денег под отчет на командировочные расходы в бухгалтерию для выплаты аванса.
Работник обязан отчитаться о командировке путем представления реестра передаваемых документов (Приложение №4 к Положению о служебных командировках) и документов, подтверждающих расходы в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу.
Обязательные документы по командировке:
1) Проездные документы, приобретенные подотчетным лицом, в т.ч.:
- квитанция по проезду от аэропорта до города и обратно, (если Вы использовали услуги Такси обязательно приложить Онлайн чек);
- маршрут/квитанция электронного билета (обязательно должен быть Онлайн чек);
- посадочные талоны с отметкой о досмотре (к авиабилетам);
2) Документы о найме жилого помещения
- счет гостиницы (с указанием срока проживания и категории номера)
- документы об оплате (чек ККТ/бланк строгой отчетности/слип/чек электронного терминала при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо). При выставлении счета за проживание в гостинице проследите, чтобы обязательно были отражены следующие реквизиты: наименование исполнителя, сведения о гос.регистрации, сведения о заказчике (ФИО проживающего), даты проживание. Если Вы проживали вместе с другими командированными лицами, выписывайте счета за проживание и оплачивайте их только за себя.
3) Другие документы, подтверждающие произведенные расходы работником в т.ч. расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, других выездных документов, расходы по оплате обязательных консульских сборов, расходы по оплате сборов на оформление обязательного медицинского страхования и других обязательных сборов.
4) Заверенные выписки из банка, подтверждающие расходы, произведенные безналичным путем. Командировочный работник может осуществлять оплату только своей банковской картой, оплата другим лицом не допускается
5) По приезду заполнить отчет о командировке, если командировка из нескольких источников финансирования, то обязательно заполнить отчет на каждый источник финансирования, приложить сертификат/свидетельство об участии в мероприятиях
6) Если Вы едете в командировку за счет принимающей сороны, но институт оплачивает суточные расходы Вы должны предоставить (маршрутную квитанцию (можно копию), копии посадочных талонов, копии документов по проживанию, сертификат участника)
Пересечение границы подтверждается копией страниц паспорта с отметками паспортного контроля. Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод заверяется ученым секретарем.
Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, - предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии
Обратите ВНИМАНИЕ!!! Не оплачиваются следующие расходы:
- выбор места при покупке билетов
-добровольная страховка на перелет
